Absence · Recrutement · Pic d'activité

Un renfort administratif
pour vos équipes.Passez le relais.

HUB ADMIN prend le relais sur les dossiers, les relances et le suivi administratif de vos activités. Une collaboration organisée avec votre direction, au service d’une ou plusieurs équipes, partout en France.

Échanger sur votre organisation Découvrir les missions

Habitat, rénovation énergétique, ENR et services techniques.
Renfort ponctuel ou régulier, avec un périmètre et un budget convenus.

Intervention à distance, France entière

Suivi par dossier, équipe ou implantation

Volumes et budget définis avant démarrage

Quand mobiliser HUB ADMIN ?

Un besoin ponctuel.
Une réponse organisée.

Un retard à résorber, une équipe à soutenir ou un besoin partagé entre plusieurs sites : le renfort s’organise autour des missions à mener et des résultats attendus.

Reprise ponctuelle

Remettre les dossiers en mouvement

Pièces manquantes, relances en attente, informations dispersées : reprendre un lot de dossiers et rendre les prochaines étapes visibles.

Un état des lieux, des actions tracées et les points à arbitrer.

Continuité d’activité

Soutenir une équipe dans la durée

Absence, recrutement en cours, hausse d’activité : confier les tâches administratives récurrentes qui entrent dans le périmètre convenu.

Un suivi régulier et un relais identifié pour vos collaborateurs.

Appui au réseau

Organiser une ressource commune

Plusieurs implantations rencontrent le même besoin ? Définir un fonctionnement commun, des livrables homogènes et une restitution à la direction.

Une vision par implantation et un suivi d’ensemble.

Sièges · Directions · Têtes de réseau

Une collaboration qui s’intègre à votre organisation.

Le point de départ se définit avec votre direction : ce qui peut être confié, qui valide, comment les équipes sollicitent le renfort et comment l’activité vous est restituée.

Vous conservez les décisions métier et les validations. HUB ADMIN assure le traitement et le suivi administratifs convenus.

Pour un groupe ou un opérateur

Une mission peut être cadrée au siège puis réalisée pour une ou plusieurs implantations. Le suivi distingue les dossiers de chaque équipe et les éléments utiles au pilotage central.

Exemple de périmètre : reprise d’un lot de dossiers, puis suivi régulier pour les équipes concernées.

Pour une fédération ou un réseau associatif

Construire avec la tête de réseau une offre de renfort mobilisable par ses structures membres. Référencement, modalités de commande et interlocuteurs sont définis selon votre fonctionnement.

Exemple de périmètre : une mission initiale avec des membres volontaires, avant une ouverture progressive du dispositif.

Les missions que vous pouvez confier

Des dossiers suivis.
Des équipes mieux informées.

Chaque mission précise les tâches confiées et les livrables attendus. Ouvrez une famille pour découvrir des exemples adaptés à vos activités.

01Dossiers habitat & rénovationCollecter, classer et suivre les pièces de vos opérations.
  • Ouvrir et mettre à jour les dossiers selon votre procédure.
  • Collecter les documents et vérifier leur présence à partir de votre liste de pièces.
  • Relancer les ménages, entreprises et partenaires sur les compléments attendus.

Votre livrableUn dossier documentaire à jour, la liste des pièces manquantes et les prochaines actions.

02Relation usagers & coordinationGarder le fil entre les demandes, les équipes et les intervenants.
  • Enregistrer les demandes et les orienter vers le bon interlocuteur.
  • Organiser les rendez-vous et suivre les actions convenues.
  • Informer les usagers ou clients de l’avancement à partir des éléments validés par vos équipes.

Votre livrableUn historique des échanges, des demandes attribuées et des engagements à suivre.

03Suivi d’activité & reportingUne information exploitable par les équipes et la direction.
  • Mettre à jour les statuts, échéances et prochaines actions dans vos outils.
  • Consolider les informations par dossier, opération ou implantation.
  • Préparer les points d’avancement et signaler les blocages nécessitant une décision.

Votre livrableUn tableau partagé et une synthèse de ce qui est traité, en attente ou à arbitrer.

04Démarches ENR & photovoltaïquesUn relais documentaire pour vos équipes projets.
  • Réunir les pièces nécessaires aux démarches prévues dans la mission.
  • Préparer et suivre les démarches mairie, Consuel, Enedis ou EDF OA selon le mandat confié.
  • Suivre les demandes de compléments et coordonner les échanges administratifs.

Votre livrableUn statut par démarche, les documents transmis et les réponses encore attendues.

05Travaux, fournisseurs & facturationRassembler les éléments nécessaires à la suite de vos opérations.
  • Préparer les commandes à partir de vos validations et suivre les confirmations fournisseurs.
  • Assembler les pièces de réception et les DOE à partir des éléments validés.
  • Préparer les éléments de facturation, les factures à valider et le suivi des échéances selon vos consignes.

Votre livrableDes pièces rattachées à chaque affaire et une liste claire des éléments attendus.

06Organisation documentaire & CRMDes méthodes partagées, utilisables au quotidien.
  • Structurer le classement et les règles de mise à jour des dossiers.
  • Renseigner les fiches CRM selon vos conventions et les accès attribués.
  • Formaliser les étapes d’une tâche récurrente et préparer sa transmission à vos équipes.

Votre livrableDes dossiers organisés, des fiches renseignées et des procédures réutilisables.

Les missions portent sur la préparation, le traitement et le suivi administratifs. Les diagnostics, décisions d’éligibilité et validations techniques ou réglementaires restent confiés aux professionnels habilités de votre organisation.

Une tâche pour plusieurs équipes ou plusieurs étapes d’un même dossier : le périmètre se construit avec vous.

Décrire mon besoin

De la première mission au suivi régulier

Commencer sur un périmètre clair.
Étendre selon vos besoins.

Le fonctionnement se vérifie sur une première mission. Son bilan permet de décider de la suite, selon les résultats, les volumes et la capacité convenue.

  1. 01 / CADRER

    Définir la mission

    Tâches, volumes, délais, équipes concernées et résultats attendus. Le devis fixe le périmètre et le budget.

  2. 02 / ORGANISER

    Préparer le relais

    Un référent, les accès utiles, les règles de confidentialité, les consignes et le circuit de validation.

  3. 03 / SUIVRE

    Rendre l’avancement visible

    Des actions tracées et des points à la fréquence convenue. Les blocages et décisions attendues sont signalés.

  4. 04 / AJUSTER

    Décider de la suite

    Un bilan de la mission pour ajuster le fonctionnement et, si utile, l’étendre à d’autres dossiers ou équipes.

Un budget adapté
au périmètre confié.

Au dossier, au lot ou au forfait mensuel, selon les missions et les volumes. La répartition par structure ou implantation peut être prévue dès le cadrage.

Clyve Andriot

Fondatrice de HUB ADMIN
Votre interlocutrice de la mission au bilan.

Gestion administrative, coordination et relation client : un même point de contact pour comprendre votre fonctionnement, organiser le relais et restituer l’avancement aux personnes concernées.

Découvrir mon parcours

Questions pratiques

Préparer notre collaboration.

Peut-on organiser le renfort depuis le siège ?

Oui. Le cadre, le référent et la restitution peuvent être définis avec la direction. Les équipes concernées transmettent ensuite les dossiers selon les modalités convenues. La commande et la facturation sont adaptées à votre organisation.

Faut-il engager tout le réseau dès le départ ?

Une première mission rémunérée peut porter sur un lot de dossiers ou une équipe. L’extension à d’autres implantations se décide ensuite, en fonction du bilan et de la capacité définie ensemble.

Comment travaillez-vous avec nos équipes et nos outils ?

Les outils, accès nécessaires, règles de confidentialité et validations sont cadrés au démarrage. HUB ADMIN intervient dans le périmètre attribué et rend compte au référent désigné. Les échanges peuvent être réalisés sous votre nom lorsque cela est convenu.

Pouvons-nous vous solliciter pendant un recrutement ?

Oui, pour les missions administratives identifiées comme délégables. La durée, les volumes, les livrables et la transmission à votre équipe sont précisés avant le démarrage.

Parlons de votre organisation

Quel relais administratif
serait utile à vos équipes ?

Présentez votre structure, les missions concernées et les implantations à soutenir. Nous définissons ensemble une première collaboration adaptée.

Réserver un échange Décrire mon besoin en ligne Ou écrire à clyve.a@hub-admin.fr