HUB ADMIN · Cabinet de gestion administrative

Conditions générales de service

Missions administratives pour les professionnels · Version du 22 septembre 2026

Prestations destinées aux professionnels. Le devis précise le périmètre, les tarifs et les modalités propres à chaque mission.

1. Prestataire et champ d’application

Les présentes conditions générales de service (« CGS ») encadrent les prestations du cabinet de gestion administrative HUB ADMIN, exploité par Simpl'Office by Clyve, EURL à capital variable, au capital social de 1 000 € et au capital minimum de 200 €, dont le siège social est situé au 654 route départementale 975, 71290 La Genête, immatriculée au RCS de Chalon-sur-Saône sous le numéro 942 539 677, SIRET 942 539 677 00016, TVA intracommunautaire FR76 942 539 677. HUB ADMIN PV désigne son offre spécialisée en photovoltaïque.

Elles s’adressent aux clients agissant pour les besoins de leur activité professionnelle : artisans, entreprises du bâtiment et de la rénovation énergétique, installateurs photovoltaïques, bureaux d’études, AMO et autres structures faisant appel au cabinet pour une mission administrative convenue.

Les conditions particulières du devis ou du contrat accepté prévalent en cas de contradiction avec les présentes CGS. Celles-ci n’écartent aucune protection impérative applicable au client, notamment celle pouvant résulter de l’article L. 221-3 du Code de la consommation pour certains contrats conclus hors établissement entre professionnels. Elles ne constituent pas des conditions de vente aux consommateurs.

2. Missions proposées et limites d’intervention

Seules les missions expressément retenues au devis sont comprises dans la prestation. Elles peuvent porter sur :

Le suivi commercial : enregistrement des demandes, préparation des devis à partir des éléments du client, envoi après validation, relances et suivi des réponses.
La relation client : appels, courriels, rappels, rendez-vous et suivi administratif du SAV ; accueil en marque blanche et ligne dédiée lorsqu’ils sont prévus.
Les dossiers et chantiers : collecte des pièces, suivi des échéances, échanges administratifs entre intervenants, rendez-vous validés et documents de clôture.
La facturation et les documents comptables : préparation des factures selon les consignes validées, collecte, classement et transmission des justificatifs au cabinet comptable, identification des pièces manquantes.
L’organisation et le pilotage administratif : organisation des outils, CRM, modèles, procédures, circuits de validation et tableaux de suivi.
La spécialité photovoltaïque : préparation et suivi administratif des démarches mairie, Consuel, Enedis, EDF OA et autres démarches précisément désignées au devis, dans les limites des mandats nécessaires.

La préparation documentaire pour le comptable n’inclut ni tenue ou révision comptable, ni établissement des comptes annuels, ni conseil fiscal. Le suivi administratif de chantiers ou de rénovation ne vaut ni maîtrise d’œuvre, ni contrôle technique, ni certification de conformité, ni prestation réglementée de Mon Accompagnateur Rénov’. Ces missions restent auprès des professionnels compétents. Aucune décision, autorisation, qualification, aide financière ou signature commerciale n’est garantie.

3. Estimation, devis et engagement

Une estimation présentée comme indicative constitue une base de discussion. Elle ne vaut pas commande définitive lorsque le volume, les documents disponibles ou le périmètre doivent encore être précisés.

Le devis ou le contrat précise les prestations retenues, leurs limites, le prix, les volumes ou la période couverte, les échéances et les modalités de règlement. La mission est engagée après son acceptation explicite, par signature ou par courriel identifiant sans ambiguïté le document accepté, et mise à disposition des CGS correspondantes. Le seul envoi de pièces, une simulation ou une réservation de rendez-vous ne valent pas acceptation d’une prestation payante.

Le démarrage intervient à la date convenue, sous réserve de la réception des éléments, accès, validations et, lorsqu’il est prévu au devis, de l’acompte nécessaire. Un délai urgent n’engage HUB ADMIN que s’il a été expressément accepté.

4. Forfaits, volumes et évolution de la mission

Le prix est établi selon la nature de la mission, les volumes, l’état des dossiers, les outils utilisés, les délais demandés et le rythme de suivi. Un forfait couvre le périmètre défini au devis ; il ne constitue pas une prise en charge illimitée de l’administratif du client.

La reprise d’un retard ou d’un stock existant est distinguée du suivi courant. Le devis indique, lorsqu’ils sont concernés, le stock à reprendre, les nouveaux dossiers couverts, les volumes d’appels ou de demandes et les plages d’intervention. Les règles de report d’un volume non consommé sont fixées au devis ; aucun report automatique ne se déduit du seul intitulé du forfait.

Si les éléments reçus font apparaître un volume ou une complexité différents de ceux convenus, HUB ADMIN en informe le client et propose un ajustement de périmètre, de délai ou de prix. Toute prestation supplémentaire facturable nécessite un accord écrit préalable. Dans l’attente, le cabinet peut différer les travaux situés hors du périmètre accepté.

5. Informations, accès et validations du client

Le client fournit des éléments exacts, complets et utilisables, signale les échéances connues et désigne un interlocuteur habilité à valider les travaux. Il dispose des droits nécessaires pour transmettre les documents et autoriser les accès aux outils concernés.

Le client reste responsable de ses prix, conditions commerciales, choix techniques, qualifications, assurances et engagements envers ses propres clients. Les devis, factures, commandes ou communications engageantes préparés par HUB ADMIN sont soumis au circuit de validation convenu. L’absence de réponse ne vaut pas validation. Une délégation permanente éventuelle doit être écrite et délimitée.

Les accès sont limités à ce qui est nécessaire à la mission. Le client conserve ses originaux et ses sauvegardes. Il informe le cabinet des modifications d’un dossier ou d’un outil. Les conséquences d’une information manquante, erronée ou tardive sont appréciées selon leur lien avec le retard ou le dommage constaté ; HUB ADMIN signale les blocages identifiés.

6. Exécution et suivi

HUB ADMIN exécute la mission en toute indépendance et avec diligence, selon une obligation de moyens. Le cabinet assure le suivi et les comptes rendus convenus et alerte le client sur les difficultés connues qui nécessitent une décision de sa part.

Les échéances de travail du cabinet sont distinguées des délais de réponse des clients, fournisseurs, artisans, administrations, organismes ou plateformes externes. HUB ADMIN ne peut imposer à ces tiers leurs décisions ou leurs délais et ne garantit ni l’acceptation d’un devis, ni le règlement d’une facture, ni l’issue d’une démarche administrative. Cette réserve ne supprime pas sa responsabilité pour un manquement qui lui serait imputable dans la mission confiée.

7. Accueil en marque blanche et ligne dédiée

Lorsqu’il est prévu, l’accueil est assuré au nom du client selon les consignes qu’il valide : présentation, renseignements autorisés, orientation des demandes et situations à lui transmettre. Le cabinet ne prend pas d’engagement commercial, technique ou financier au-delà de la délégation écrite reçue.

Le devis précise les plages de réception, les volumes, les modalités de rappel et les fonctions retenues pour la ligne fixe VoIP : message d’accueil, menu de choix, répondeur ou transfert d’appels. Ces fonctions, ainsi que les frais de mise en service, d’abonnement ou de communication, sont incluses, facturées séparément ou offertes uniquement selon ce qui est expressément indiqué au devis.

La prestation ne constitue pas une permanence continue ni un service d’urgence, sauf engagement particulier écrit. Les conditions de maintien, de restitution ou de portabilité d’un numéro sont précisées contractuellement, compte tenu des possibilités et conditions de l’opérateur ; aucune cession automatique du numéro n’est présumée.

8. Prix, frais et paiement

Les prix destinés aux professionnels sont exprimés en euros hors taxes ; le traitement de la TVA figure sur le devis et la facture selon le régime applicable. Les frais d’organismes, de plateformes, de déplacements ou de fournisseurs tiers ne sont pas inclus sauf mention expresse. Leur engagement ou leur avance par HUB ADMIN nécessite l’accord préalable du client.

L’échéancier, les moyens de règlement, l’éventuel acompte et la périodicité de facturation sont précisés au devis ou au contrat. Sauf échéance différente convenue, les factures sont payables à réception. Les remises, frais offerts ou escomptes ne s’appliquent que s’ils sont expressément prévus ; aucun escompte n’est accordé par défaut pour paiement anticipé.

En cas de retard, des pénalités sont exigibles dès le lendemain de l’échéance, sans rappel nécessaire. Sauf autre taux licite expressément convenu, leur taux correspond au taux de refinancement de la Banque centrale européenne en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet du semestre concerné, majoré de 10 points de pourcentage. S’ajoute l’indemnité forfaitaire légale de 40 € par facture en retard, sous réserve des exceptions légales. Des frais de recouvrement supérieurs peuvent donner lieu à une indemnisation complémentaire sur justification.

Après une relance écrite restée sans effet et annonçant la suspension, HUB ADMIN peut suspendre les prestations lorsque le manquement le justifie, dans les conditions légales. Le client est informé des conséquences prévisibles sur les dossiers. Les prestations déjà réalisées restent dues.

9. Durée, fin de mission et restitution

La mission peut être ponctuelle, régulière ou limitée à une période de renfort. Sa durée, son renouvellement éventuel et son préavis sont fixés dans le devis ou le contrat accepté.

Une mission ponctuelle s’achève à la réalisation du périmètre convenu ou selon les autres conditions de fin prévues au contrat. Pour une relation à durée indéterminée, chacune des parties peut y mettre fin par écrit en respectant le préavis convenu ou, à défaut, un préavis raisonnable tenant compte de la relation et des obligations légales applicables.

À la fin de la mission, les prestations réalisées restent dues. Les parties organisent la transmission des documents et de l’état des dossiers, ainsi que la fermeture des accès. Les frais éventuels de réversibilité qui dépassent la restitution convenue font l’objet d’un accord préalable ; ils ne sont pas ajoutés automatiquement.

10. Confidentialité et données confiées

Chaque partie protège les informations confidentielles reçues pour la mission. Les échanges avec le comptable, les clients finaux, les intervenants ou les organismes désignés sont limités aux informations nécessaires et aux autorisations convenues. Les divulgations imposées par la loi restent possibles. La confidentialité continue après la fin de la prestation.

Lorsque HUB ADMIN traite des données personnelles pour le compte du client, notamment dans le suivi commercial ou l’accueil en marque blanche, le traitement doit être encadré avant son démarrage par les clauses ou l’annexe de sous-traitance prévues à l’article 28 du RGPD. Elles précisent les instructions, les données et personnes concernées, les accès autorisés, la sécurité, les éventuels sous-traitants ultérieurs, l’assistance en cas d’incident ou de demande de droits et le sort des données en fin de mission. La seule politique de confidentialité du site ne remplace pas cet encadrement contractuel.

Les données confiées pour une mission ne sont pas réutilisées par HUB ADMIN pour prospecter les clients de son donneur d’ordre. Les traitements réalisés pour les propres besoins du cabinet sont décrits dans sa politique de confidentialité.

11. Responsabilité

Le client qui constate une difficulté la signale avec les éléments permettant de l’examiner et, lorsque cela est possible, de la corriger. La responsabilité de HUB ADMIN suppose un manquement imputable au cabinet, un préjudice réparable et un lien de causalité.

Dans les limites autorisées par la loi, la réparation contractuelle est limitée aux dommages directs et prévisibles et au montant des sommes effectivement perçues au titre de la prestation concernée. Cette limitation ne s’applique pas en cas de dol ou de faute lourde, ni lorsqu’elle priverait de sa substance une obligation essentielle, ni dans les autres cas où une règle impérative l’interdit. Elle ne limite pas les droits propres des personnes concernées au titre du RGPD.

12. Documents et méthodes

Les documents et données du client restent les siens. Les outils, méthodes et modèles préexistants du cabinet restent la propriété de leurs titulaires. Le client peut utiliser les livrables remis et réglés pour les besoins de la mission et de son activité, y compris les transmettre aux interlocuteurs auxquels ils sont destinés.

Sauf accord écrit, cette utilisation n’emporte ni cession des méthodes du cabinet, ni droit de commercialiser ses modèles ou ses outils en tant que tels. Les éventuelles cessions de droits spécifiques sont définies dans le contrat.

13. Droit applicable, réclamations et versions

Le contrat est soumis au droit français, sous réserve des dispositions impératives applicables. Toute réclamation peut être adressée à contact@hub-admin.fr. Les parties recherchent une solution amiable, sans faire obstacle à une mesure urgente ou à l’exercice d’un recours dans les délais légaux. À défaut, les juridictions compétentes selon les règles applicables peuvent être saisies.

La version des CGS acceptée lors de la commande régit la mission. Une mise à jour du site ne modifie pas rétroactivement les contrats en cours ; toute évolution de leur périmètre ou de leur prix nécessite un accord conforme au contrat.