1. Qui utilise vos données ?
Le cabinet HUB ADMIN est exploité par Simpl’Office by Clyve, Route départementale 975, 71290 La Genête, SIRET 942 539 677 00016. La société est responsable des données utilisées pour ses relations avec les visiteurs, prospects et clients.
Pour toute question ou demande concernant vos données : contact@hub-admin.fr.
2. Quelles données, pour quels usages ?
- Rendez-vous, demandes et propositions : vos coordonnées, votre activité, les missions envisagées, volumes, outils et échéances permettent de vous recontacter, de préparer un échange et de définir une proposition. Le traitement repose sur les mesures précontractuelles que vous demandez, ou sur notre intérêt légitime à répondre à l’entreprise que vous représentez.
- Réalisation des missions : les échanges, pièces de dossier, données de suivi et informations de facturation servent à exécuter le contrat et à gérer la relation avec les interlocuteurs du client. Les factures et justificatifs du cabinet sont également conservés pour respecter ses obligations légales.
- Fonctionnement du site : des données techniques servent à afficher et sécuriser les services. La mesure d’audience est présentée à la rubrique cookies.
Les données proviennent de vous, de votre entreprise ou des interlocuteurs du dossier. Les champs nécessaires sont indiqués dans les formulaires ; sans ces informations, la demande peut ne pas être traitée. Les autres renseignements sont facultatifs. Ne transmettez que les pièces utiles à votre demande.
Le questionnaire « Définir ma mission » construit une synthèse de vos réponses. Elles sont transmises à HUB ADMIN lorsque vous confirmez l’envoi. Cette synthèse sert à préparer une proposition ; elle ne constitue ni un devis accepté ni une décision automatisée vous engageant.
3. À qui peuvent-elles être confiées ?
Les informations sont accessibles aux personnes habilitées au sein de HUB ADMIN et, selon le service utilisé, aux prestataires nécessaires à l’hébergement, aux formulaires et rendez-vous, à la messagerie, au stockage et à la gestion des dossiers. Les conseils et le cabinet comptable de HUB ADMIN peuvent recevoir les éléments nécessaires à leurs missions ; les autorités peuvent y avoir accès lorsque la loi l’exige.
Lorsque vous confiez à HUB ADMIN les données de vos propres clients, leur utilisation et les destinataires du dossier sont encadrés par la mission et vos instructions. HUB ADMIN intervient alors pour votre compte selon les dispositions contractuelles applicables à la protection des données.
4. Combien de temps ?
Les demandes et échanges sont conservés pendant le temps nécessaire à leur traitement et au suivi de la relation. Les pièces d’une mission suivent la durée de la mission et les modalités de restitution ou de conservation convenues avec le client. Les éléments nécessaires à la preuve d’un contrat ou à la gestion d’un litige peuvent être archivés pendant les délais légaux applicables.
Les pièces comptables du cabinet, notamment ses factures, sont conservées dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Cette durée ne s’applique pas automatiquement à toutes les pièces de vos dossiers. Les critères de conservation sont la finalité de la collecte, la relation en cours, les instructions du client et les obligations légales.
5. Vos droits et votre contact
Selon le traitement, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation de vos données, vous opposer à leur utilisation et demander leur portabilité. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause les traitements licites antérieurs. Vous pouvez aussi définir des directives relatives à vos données après votre décès.
Écrivez à contact@hub-admin.fr en précisant votre demande. Un justificatif d’identité pourra être demandé en cas de doute raisonnable. Une réponse vous est apportée en principe sous un mois, avec prolongation motivée lorsque la réglementation le permet. Vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
6. Cookies et transferts hors de l’Union européenne
Le site utilise des fonctions techniques nécessaires à son fonctionnement et Google Analytics pour la mesure d’audience. Les traceurs de mesure d’audience soumis au consentement nécessitent votre accord préalable ; ce choix doit pouvoir être retiré aussi simplement qu’il a été donné. Le refus de ces traceurs ne doit pas empêcher l’accès aux formulaires ou la prise de rendez-vous.
Certains prestataires techniques, dont Webflow pour le site, sont établis ou peuvent traiter des données hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts doivent bénéficier d’un encadrement conforme au RGPD, tel qu’une décision d’adéquation applicable au destinataire ou des clauses contractuelles types assorties, si nécessaire, de mesures complémentaires. Vous pouvez demander des informations sur les garanties applicables à votre traitement à l’adresse de contact ci-dessus.